Hinweisgeberschutzgesetz | Whistleblowing

Worum geht's?

Der Gesetzgeber hat heute (12. Mai 2023) mit den Stimmen von Bundestag und Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen. Ziel ist ein besserer Schutz von „hinweisgebenden Personen“, die Missstände und Rechtsverstöße in Unternehmen und Behörden entdecken, sich aus Angst vor Repressalien damit aber beispielsweise nicht an Vorgesetzte wenden wollen. 

Für welche Unternehmen ist das relevant?

Einrichten und Betreiben eines eigenen Hinweisgebersystem ist verpflichtend für…

• Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, bis Dezember 2023,
• Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden, ab Inkrafttreten des Gesetzes (Juni 2023)
• Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Absatz 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs ab Inkrafttreten des Gesetzes (Juni 2023)

Was bedeutet das z.B. für Fondsmanager?

Einrichtung und Betrieb eines Hinweisgebersystem sind ab Juni gesetzlich verpflichtend. Ein Hinweisgebersystem besteht – kurz formuliert – aus (1.) einer internen Meldestelle, die (2.) eine Whistleblowing-Hotline zur Verfügung stellt und (3.) aus einer Reihe von Dokumenten, die im Unternehmen zugänglich gemacht werden müssen. Das ist nicht trivial:

1. Die interne Meldestelle muss ihre Aufgaben unabhängig, sicher und vertraulich wahrnehmen. Das erfordert Ressourcen, Personal- und Sachaufwand. Sie muss (idealerweise auch anonyme) Hinweise entgegennehmen, bewerten und aufklären.
2. Um Meldungen vertraulich entgegennehmen zu können, muss sie eine Whistleblower-Hotline auf verschiedenen Kanälen (Web, Mail, Telefon, schriftlich) betreiben.
3. Eine Reihe von Dokumenten muss vorgehalten, teilweise veröffentlicht und Mitarbeitenden zugänglich gemacht sowie regelmäßig aktualisiert werden. Das sind beispielsweise die Hinweisgeberschutzrichtlinie, Datenschutzerklärung sowie weitere interne Regelungen.

Die gute Nachricht: Wir können Ihnen das (fast komplett) abnehmen

Wir bieten über YSolutions, unsere Einheit für softwarebasierte Rechtsdienstleistungen, die Einrichtung und den Betrieb eines Hinweisgebersystems zum Festpreis an – als webbasierte Plattform, die von uns installiert, in Deutschland gehostet und betrieben wird:

1. Wir übernehmen die Einrichtung der internen Meldestelle und damit die Entgegennahme von Meldungen. Gemeinsam mit einer von Ihnen benannten Person unterstützen wir bei der Aufarbeitung der Hinweise und weiteren notwendigen Maßnahmen.
2. Wir installieren und betreiben Ihre Whistleblowing-Hotline. Sie erhalten einen Link für Ihre Website, den Rest übernehmen wir. Unsere Technologie kombiniert die Sicherheitsstandards einer Anwaltskanzlei mit der einfachen Übermittlung von digitalen Dateien, einen vollständig anonymen Dialog mit der hinweisgebenden Person sowie eine strukturierte Kommunikation und Fallbearbeitung.
3. Wir stellen alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung, aktualisieren sie regelmäßig und weisen die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz erforderliche Fachkunde nach.

Ihr Vorteil

Mit unserer „All-in-One-Lösung“ unterscheiden wir uns von anderen Anbietern im Markt, die meistens „nur“ Software, den Betrieb einer Hotline oder eine Ombudsperson anbieten. Unser Service bedeutet das weitestgehende  „Outsourcen“ der gesetzlichen Verpflichtungen.

Unsere Leistungen und Preise

• Einrichten von digitalem Meldesystem und interner Meldestelle    
  • einmalig EUR 1.800 
• Zurverfügungstellen aller Dokumente, die Unternehmen vorhalten müssen
  • einmalig EUR 1.800 
• Betrieb von anonymer Hotline und interner Meldestelle sowie laufende Aktualisierung der Dokumente    
  • jährlich EUR 1.800 

Die Preise verstehen sich zzgl. der ges. MwSt.

Zum Vergleich: Der Deutsche Bundestag rechnet (in seiner Gesetzesbegründung) für die Einrichtung einer internen Meldestelle mit rund 12.500 EUR und für den Betrieb mit einem „Erfüllungsaufwand“ von jährlich 5.772 EUR, siehe hier, Seiten 43/44.

Call to Action

Unternehmen, die mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes zum Einrichten eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind, sollten rasch handeln: Wenn die Pflicht zur Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle nicht innerhalb von 6 Monaten nach Verkündung erfüllt wird, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar. Es drohen dann auch empfindliche Geldbußen. Alle weiteren Informationen und die Möglichkeit, uns direkt zu beauftragen, finden Sie auf der eigens eingerichteten Website http://ystle.legal oder direkt hier:

Download YPOG Briefing: Hinweisgeberschutzgesetz | Whistleblowing